Как папки регистраторы помогают наиболее эффективно организовать офис?

5-21-2021
vgLry60iiT_I5a-wLgKVf2NqQYls7aA75JjSlBrbCIfcvVGk0Bl-sLEJ7qaXke7ICU16E5QD3e4OPVZJvfAkono7Lq__8e2pQ8LGJiAIzBo8nAOpdDia8zIvFsVlQK81N8JDYzw

Как бы вам ни хотелось верить, что вы живете в полностью цифровую эпоху, каждый день по-прежнему применяется множество бумажных документов. Большинство контрактов требуют оригинальных подписей чернилами, счета-фактуры и упаковочные листы печатаются и отправляются с каждым заказом, а тендерные документы обычно переплетаются в книгу. Вам необходимо использовать идеи для хранения и организации деловых бумаг, чтобы обеспечить легкий доступ к важным документам в любое время.

Для офисной документации употребляются различные папки, которые можно приобрести на веб-сайте papermarket.com.ua, в том числе стандартные папки-регистраторы с круглыми или D-образными кольцами.

Архивирование

Если вы позволите активным материалам смешиваться с заархивированными бумагами, это может сделать поиск текущих документов более трудным, чем это должно быть.

Создайте две файловые системы в своей картотеке. Заполните верхнюю часть вашего кабинета активными, а нижнюю – заархивированными документами. Для ваших архивных бумаг обычно требуется больше места, поэтому оставьте большую часть в шкафу для их хранения. Разместите текущую документацию вверху шкафа для легкого доступа.

Цветовое кодирование

Когда вы смотрите на офисный шкаф, полный папок, они все начинают выглядеть одинаково. Один из способов упростить поиск нужной информации – это использовать систему цветового кодирования для папок с документами.

Вы можете заказать цветные папки-регистраторы в интернет-магазине канцелярских товаров Papermarket. И использовать цвета папок для обозначения различных категорий документов, что позволит отличать финансовые бумаги от нефинансовых, или разбивать документацию по ответственным лицам.

Чтобы помочь другим сотрудникам использовать вашу систему цветового кодирования, создайте руководство на обычном листе бумаги А4, на котором указаны цвета и то, что они должны обозначать.

Подпапки

Если у вас есть информация, которую можно легко разделить на подкатегории, вам следует использовать подпапки, чтобы помочь сохранить ее. Подпапки способны помочь вам отделить активные счета от оплаченных, разбить записи о персонале различных отделов или сохранить всю информацию для каждого заказа на покупку, сгруппированную по датам.

Следите за системой организации документов

Создайте офисное правило, согласно которому только небольшая группа назначенных людей может извлекать документы и класть их обратно в шкафы.

Если вы разрешите кому-либо в компании доступ к бумагам, то в конечном итоге все правила вашей системы будут проигнорированы и возникнет путаница. Позволяйте только определенным людям, знакомым с системой организации, извлекать документы для тех, кому они нужны, и возвращать назад после использования.

Если вы хотите папки регистраторы купить в Киеве с доставкой в любую точку Украины – посетите Papermarket. Вас ждут высококачественные разноцветные папки от известных производителей, а также иные, не менее важные, канцелярские товары для офиса.